Audit interno

La regolamentazione comunitaria attribuisce molta importanza al corretto funzionamento dei sistemi di gestione e di controllo ed allo sviluppo di meccanismi procedurali organizzati per testare e valutare, in termini di efficacia ed efficienza, i sistemi di controllo stessi.

Agrea ha collocato il proprio “Servizio di Controllo Interno” all’interno dell’Agenzia e lo ha organizzato secondo una metodologia pianificata, basata sull'analisi dei processi, dei relativi rischi e dei controlli.

Il “sistema di controllo interno” è quindi l'insieme dei processi amministrativi e organizzativi posti in essere a presidio dei rischi di gestione.

Attraverso l'applicazione di tale metodo di lavoro, il “Servizio di Controllo Interno” ha il compito di valutare che il "sistema di controllo interno" sia adeguato ad assicurare le seguenti attività:

• garantire la conformità dei comportamenti alle procedure operative stabilite e l’efficacia e l’efficienza dei controlli insiti nelle procedure operative stesse
• assicurare il rispetto delle Leggi e dei Regolamenti
• identificare, prevenire e gestire i potenziali rischi operativi cui l'Agenzia è soggetta
• verificare che i controlli previsti siano effettivamente eseguiti segnalando eventuali disallineamenti e possibili azioni correttive
• individuare le opportunità di miglioramento dell'efficienza dell'Agenzia

L'azione del “Servizio di Controllo Interno” si estende all’intera Agenzia e a tutti i suoi processi, inclusi quelli che, per effetto di delega, sono operati da Organismi esterni all'Agenzia stessa.

Le principali attività del Servizio di Controllo Interno sono rappresentate nel seguente schema:

La mappatura dei processi

Principali obiettivi dell'attività consistono nell'identificazione, documentazione e valutazione dei rischi e delle attività di controllo e nel fornire le informazioni necessarie ad allocare le risorse nel Piano di Audit.

La predisposizione del Piano di Audit annuale

Obiettivo delle attività è sviluppare un piano di audit che allochi le risorse sui processi aventi maggiore rilevanza e che tenga conto di specifiche aspettative di copertura del rischio della Direzione.

Gli interventi di audit

Le tipologie di intervento del Servizio di Controllo Interno sono le seguenti:

• Compliance audit:
  si tratta delle analisi della conformità dei comportamenti con le procedure e prassi interne e con quanto richiesto dal legislatore;
• Operational audit:
  è il monitoraggio del rispetto degli obiettivi dell'Agenzia declinati a livello di processo; si tratta quindi di interventi volti a valutare l'efficacia e l'efficienza dei processi e dei controlli in essi previsti.

La reportistica, la condivisione e le raccomandazioni

Al termine di ciascun intervento dovrà essere emesso un rapporto informativo dei risultati dello stesso contenente l'opinione complessiva sui processi e sui controlli interni analizzati. Propone inoltre in modo dettagliato tutte le osservazioni rilevate nel corso dell'intervento, i relativi rischi, le raccomandazioni proposte per la loro soluzione, le considerazioni e i piani d'azione del management.

Comunicazioni con il Direttore

E' il primo responsabile del Servizio di Controllo Interno ed è quindi destinatario di tutti i rapporti e di tutte le comunicazioni ufficiali inviate dal Servizio stesso.

Azioni Correttive

Consistono nelle azioni intraprese dai responsabili dei singoli processi, a copertura di rischi non adeguatamente controllati, rilevati e formalizzati all'interno di appositi reports prodotti dal Servizio di Controllo Interno.

Monitoraggio e Follow-Up

Consiste nella verifica circa l’effettiva implementazione dei piani di azione concordati con i responsabili dei processi, a fronte di osservazioni rilevate nel corso di precedenti interventi e condivise dai responsabili dei processi stessi.